אין ספק שהעידן הדיגיטלי הפך הכל ליותר מהיר. ישנם חידושים טכנולוגיים שמשנים משהו קטן בשגרת העבודה שלנו ומזמנים לנו חיסכון בזמן וחיסכון בטרדות בירוקרטיות. כזה הוא הפתרון של חתימה דיגיטלית. במאמר זה נציג את השימושים והיתרונות של חתימה דיגיטלית.
הטכנולוגיה מאחורי חתימה דיגיטלית
חתימה היא טכנולוגיה עתיקה. מאז ומעולם הצטרכו בני אדם לאמת אותנטיות של מסמכים. לכל מלך היה חותם, וכך לאורך ההיסטוריה היו דרכים שונות לאמת ולאבטח מסמכים, כאשר בסוף הכל מתכנס לחתימה.
הצורך הזה לא השתנה. גם כיום אנחנו צריכים לחתום ולאמת מסמכים ואולי אף בתדירות יותר גבוהה כאשר יש לנו ממשק עם הרבה יותר גורמי ממשל ועסקים אחרים, ספקים ולקוחות. השינוי שאנחנו עוברים כעת הוא האפשרות להשתמש בטכנולוגיות של הצפנה בשביל לבצע אימות ואבטחה של מסמכים.
הטכנולוגיה מאחורי חתימה דיגיטלית היא טכנולוגיית הצפנה. למעשה כל חתימה דיגיטלית היא שורת קוד מאובטחת המשויכת באופן אישי לאדם או לחברה. לא מדובר על העברת הסימול הפיזי של החתימה למחשב, כלומר סריקה של החתימה הידנית שלנו והעתקה שלה למחשב, אלא על יצירת קוד אישי ומאובטח שרק לנו האפשרות לשייך אותו למסמך.
חתימה דיגיטלית אישית או עסקית
חתימה דיגיטלית יכולה להיות אישית ומשויכת לאדם אחד בלבד, ויכולה להיות לעזר בממשק שלו מול גורמים שונים. חתימה זאת יכולה להיות שייכת לעסק של אדם אחד כמו רופא, אדריכל, רואה חשבון וכדומה. בנוסף חתימה דיגיטלית יכולה להיות משויכת לעסק או חברה, כאשר כל אדם בחברה שיש לו הרשאה יכול להשתמש בה ובכך לחסוך זמן רב. ישנן חברות רבות שמספקות את השירות הזה כמו powerdoc, ויכולות לספק לעסק את הקפיצה הטכנולוגית הדרושה לו.
חיסכון כלכלי במעבר לחתימה
בעולם האזרחי והמסחרי העבודה עברה כמעט באופן מלא לפעילות דיגיטלית, כאשר לאחרונה גם הממשק עם משרדי ממשלה עובר לעבודה דיגיטלית. חברות ועסקים יכולים לחסוך כסף רב במעבר לעבודה דיגיטלית – לדוגמה, אפשר לסגור מחלקות דיוור, אפשר לצמצם ארכיונים פיזיים למסמכים ועוד.
ייעול זמן במעבר לחתימה דיגיטלית
המעבר לחתימה דיגיטלית יכול לייעל באופן משמעותי את העבודה של העסק. בירוקרטיה מול משרדי ממשלה והנהלת החשבונות יכולות לעבור במלואן לעבודה דיגיטלית ובכך לחסוך זמן רב. העבודה יכולה להתבצע מהמשרד או מרחוק ולא דורשת את הנוכחות הפיזית בשביל לחתום. אפשר לסגור את הפינות ולחסוך ימי עבודה שלמים בשעות ספורות בחודש.
סיכום
חתימה דיגיטלית היא טכנולוגיה חדשה שעושה מהפכה בניהול העסק והמשרד, בחיסכון בזמן ובכסף. בעזרת טכנולוגיית הצפנה, שורת קוד מוצפנת משויכת לאדם או לעסק והופכת לכלי לאימות ואבטחה של מסמכים חשובים ותקשורת בין העסק לגורמים רשמיים. מהפכה זאת מאפשרת ניהול זמן, חיסכון כלכלי ומעקב אחרי התנועות בעסק בקלות, ומשאירה יותר זמן ומשאבים להתרכז בפיתוח העסק וקידומו.
